Tips de Costos

uántas unidades se tendrán que vender para poder cubrir los costos y gastos totales? Cuál es el valor en ventas que una empresa debe alcanzar para cubrir sus costos y gastos operativos?

Para poder comprender mucho mejor el concepto de PUNTO DE EQUILIBRIO, se deben identificar los diferentes costos y gastos que intervienen en el proceso productivo. Para operar adecuadamente el punto de equilibrio es necesario comenzar por conocer que el costo se relaciona con el volumen de producción y que el gasto guarda una estrecha relación con las ventas.  Tantos costos como gastos pueden ser fijos o variables.

Se entiende por costo operativos de naturaleza fija aquellos que no varían con el nivel de producción y que son recuperables dentro de la operación.  El siguiente ejemplo podrá servir para una mejor comprensión de estos términos: Una empresa incurre en costos de arrendamiento de bodegas y en depreciación de maquinaria. Si la empresa produce a un porcentaje menor al de su capacidad instalada  tendrá que asumir una carga operativa fija por concepto de arrendamiento y depreciación tal y como si trabajara al 100% de su capacidad.

Por su parte los gastos operacionales fijos son aquellos que se requieren para poder colocar (vender) los productos o servicios en manos del consumidor final y que tienen una relación indirecta con la producción del bien o servicio que se ofrece.  Siempre aparecerán prodúzcase o no la venta.  También se puede decir que el gasto es lo que se requiere para poder recuperar el costo operacional.  En el rubro de gastos de ventas (administrativos) fijos se encuentran entre otros: la nómina administrativa,  la depreciación de la planta física del área administrativa (se incluyen muebles y enseres) y todos aquellos que dependen exclusivamente del área comercial.  

Los costos variables al igual que los costos fijos, también están incorporados en el producto final.  Sin embargo, estos costos variables como por ejemplo, la mano de obra, la materia prima y los costos indirectos de fabricación, si dependen del volumen de producción.  Por su parte los gastos variables como las comisiones de ventas dependen exclusivamente de la comercialización y venta. Si hay ventas se pagarán comisiones, de lo contrario no existirá esta partida en la estructura de gastos.

El análisis del punto de equilibrio estudia entonces la relación que existe entre costos y gastos fijos, costos y gastos variables, volumen de ventas y utilidades operacionales.  Se entiende por punto de equilibrio aquel nivel de producción y ventas que una empresa o negocio alcanza para lograr cubrir los costos y gastos con sus ingresos obtenidos.  En otras palabras,  a este nivel de producción y ventas la utilidad operacional es cero, o sea, que los ingresos son iguales a la sumatoria de los costos y gastos operacionales.  También el punto de equilibrio se considera como una herramienta útil para determinar el apalancamiento operativo que puede tener una empresa en un momento determinado.

El punto de equilibrio se puede calcular tanto para unidades como para valores en dinero. Algebraicamente el punto de equilibrio para unidades se calcula así:

Fórmula (1)

                                         

donde: CF = costos fijos; PVq = precio de venta unitario; CVq = costo variable unitario

O también se puede calcular para ventas de la siguiente manera......

Fórmula (2)

                                        

donde CF = costos fijos; CVT = costo variable total; VT = ventas totales

Ejemplo 1: En la fabricación de muebles de oficina para los equipos de cómputo se requiere de diversos materiales, dependiendo del modelo a producir: madera (tablex), rieles, canto, bisagras, porta cd, deslizadores, tornillos, manijas, porta imanes. Se utilizan también las siguientes herramientas: pulidora, taladro, sierra eléctrica, brocas, caladora, banco para carpintería, destornilladores, pinzas, alicates, metro lineal, bisturí, guantes.  La fabricación de estos elementos requiere de costos indirectos como papel de lija, pegante industrial, energía eléctrica y lubricantes, además de la mano de obra directa.

De acuerdo a un modelo específico, en materiales se requiere la suma de $85.000 para producir una unidad de producto terminado.  Las herramientas, propiedad del taller, tienen un valor en libros de $65.000.000 y se deprecian en 10 años por el método de línea recta.  Las instalaciones físicas de la planta tiene un costo de $42.500.000 y se deprecian a 20 años, también por el mismo método.  La mano de obra directa equivale a $25.000 por unidad fabricada y los costos indirectos de fabricación se calculan en $10.000 por unidad producida.  El precio de venta de cada unidad terminada tiene un valor de $175.000.  La nómina administrativa tiene un valor de $5 millones de pesos mensuales y se paga una comisión del 10% por ventas. 

¿Cuántas unidades se deberán producir y vender para no arrojar pérdidas operacionales?¿Cuál es el punto de equilibrio de la empresa?

COSTOS Y GASTOS FIJOS
Depreciación planta	2.125.000
Depreciación herramientas	6.500.000
Nómina administrativa anual	60.000.000
TOTAL COSTOS Y GASTOS FIJOS ANUALES	68.625.000
COSTOS Y GASTOS VARIABLES POR UNIDAD PRODUCIDA
Mano de obra	25.000
Materiales directos	85.000
Costos indirectos de fabricación	10.000
Comisión de ventas	17.500
TOTAL COSTOS Y GASTOS VARIABLES POR UNIDAD PRODUCIDA	137.500
PRECIO DE VENTA	175.000

Análisis: Si el precio de venta por unidad producida es de $175.000 y el costo variable unitario es de $137.500, quiere decir que cada unidad que se venda, contribuirá con $37.500 para cubrir los costos fijos y las utilidades operacionales del taller. Si se reemplazan en la formula (1) estas variables, se tendrá un punto de equilibrio de 1.830 unidades. Es decir, se tendrán que vender 1.830 unidades en el año para poder cubrir sus costos y gastos operativos y así poder comenzar a generar utilidades.

Ventas: 1.830 x $175.000	320.250.000
Costos y gastos variables: 1.830 x $137.500	251.625.000
Margen de contribución	68.625.000
Costos y gatos fijos	68.625.000
Utilidad o perdida operacional	0

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Ejemplo 2: Los municipios de tierra caliente del departamento del Tolima se conocen por sus comidas y bebidas. Si de bebidas se trata, la avena es una bebida de exquisito sabor. Para ello se necesita leche, canela, harina de trigo, almidón de yuca, vainilla, azúcar, leche condensada, hielo y vaso desechable. Estos elementos tienen un costo por vaso, de $250.  Supongamos que Camilo Prada, un reconocido vendedor de avena de la región, no tiene local propio. El arrienda un sitio por el cual paga $100.000 mensuales. Los enseres que el requiere como cantimplora, ollas y otros elementos, tienen una depreciación mensual de $50.000. En total sus costos fijos ascienden a $150.000. Camilo Prada vende cada vaso de avena en $1.200.

Análisis: Si el precio de venta por vaso es de $1.200 y el costo variable unitario es de $250, quiere decir que cada vaso de avena que se venda, contribuirá con $950 para cubrir los costos fijos y las utilidades operacionales de su negocio. Si reemplazamos en la formula (1) estas variables, se tendrá un punto de equilibrio de 158 vasos aproximadamente. Es decir, Camilo tendrá que vender 158 vasos en el mes para poder cubrir sus costos operativos y así poder comenzar a generar utilidades.

Ahora bien, supóngase que Camilo vende, con los mismos costos fijos, 500 vasos de avena al mes, es decir, $600.000. Los costos variables totales para Camilo serán de $125.000. ¿A qué nivel de ventas logrará su punto de equilibrio? 

Respuesta: $189.600 aproximadamente, o lo que es lo mismo: 158 vasos x $1.200 = $189.600. Por favor, compruebe con la formula (2) este resultado.

El punto de equilibrio también se puede calcular gráficamente, así:

Eje de las abscisas "X" representa la cantidad de unidades a producir y vender.

Eje de las ordenadas "Y" representa el valor de las ventas (ingresos), costos y gastos en pesos.

Análisis: 

La curva de Ingresos Totales inicia desde el origen o intersección de los dos ejes del plano cartesiano. A media que se van vendiendo más unidades la curva va en asenso, hasta llegar a su tope máximo.  

Ingresos Totales = Número de unidades vendidas  x   precio de venta

Por su parte la curva de los Costos fijos inician en el punto de $150.000 y permanece constante, es decir, no guarda relación con el volumen de producción y ventas.  

El costo total comienza a partir de los costos fijos y corresponde a la sumatoria de los costos fijos más los costos variables por unidad producida.

Costo total = Costo fijo + (Número de unidades producidas x costo variable unitario)

Como se puede apreciar, los ingresos cruzan a los costos totales exactamente en $189.600. A partir de este nivel de ventas, 158 vasos aproximadamente, la zona de utilidades comienza a aparecer a la derecha del PE. Por debajo de los valores anteriores, aparecerá a la izquierda del PE la zona de perdida. En otras palabras, se deberán vender 158 vasos aproximadamente o, llegar a un monto de $189.600 en ventas para no arrojar ganancias o perdidas. 

Una vez que Camilo Prada pasa el punto de equilibrio en ventas, cada vaso vendido generará $950 de utilidad operacional.  Los $250 en costos variables incurridos en la producción de un vaso de avena, representa una pequeña parte de $1.200 en lo ingresos generados.  Es decir, las utilidades operacionales aumentarán rápidamente a medida que las ventas  pasen por encima del punto de equilibrio de 158 vasos, tal como aparece en la gráfica.

El PE también permite mostrar el riesgo operativo que presenta la inversión. A través del margen de seguridad se podrá conocer los porcentajes de seguridad en los diferentes proyectos de inversión siempre y cuando se conozca su punto de equilibrio.  Para el ejemplo que se trata,  se puede decir que Camilo Prada tendrá un margen de seguridad del 68.4%, porcentaje que podrá ser alto en la medida que se conozcan otros márgenes  de inversiones a realizar. 

          

Por favor, confirme el resultado de acuerdo a los datos expuestos.

Cualquier variación en los precios que intervienen en este indicador, harán variar de inmediato el Punto de Equilibrio.  Esta es la principal desventaja que ofrece esta herramienta contable y financiera.

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Margen de contribución

El margen de contribución es el la diferencia entre el precio de venta menos los costos variables. Es considerado también como el exceso de ingresos con respecto a los costos variables, exceso que debe cubrir los costos fijos y la utilidad o ganancia.

En el proceso de producción se incurren en costos fijos, costos variables y adicionalmente se espera una margen de utilidad.

Si el margen de contribución se determina excluyendo de las ventas los costos variables, entonces el margen de contribución es quien debe cubrir los costos fijos y la utilidad esperada por el inversionista.

El precio de venta, está compuesto por tres elementos: Cosos fijos, Costos variables y la utilidad.

De una forma muy general, identifiquemos cada uno de esos elementos:

Costos fijos: Son aquellos costos que permanecen constantes durante un periodo de tiempo determinado, sin importar el volumen de producción. Estos costos no se ven afectados si la empresa decide producir más o menos, o decide no producir. Ejemplo de estos costos puede ser el arrendamiento de un local o terreno donde opera la empresa por el que paga mensualmente $1.000.000. La empresa produzca o no produzca. Produzca bastante o poco, siempre deberá pagar mensualmente $1.000.000, lo que lo convierte en un costo fijo.

Los costos finos medidos en unidades o respecto a las unidades, se convierten en variables, puesto que al incrementar la producción, el costo fijo cargado a cada producto disminuye. Supongamos el arrendamiento de $1.000.000, en el caso de producir 1.000 artículos. En este caso el costo fijo cargado a cada artículo es de $1.000. Si la producción se incrementa a 2.000 artículos, el costo sigue siendo fijo ($1.000.000) pero a cada artículo solo se cargarán $500, valor que ha variado respecto a los $1.000 cuando la producción sólo era de 1.000 unidades. En efecto, el costo fijo respecto a la unidad producida se ha convertido en variable.

Costos variables: Son aquellos que se modifican de acuerdo con el volumen de producción, es decir, si no hay producción no hay costos variables y si la producción aumenta el costo variable es alto. Los costos variables están en función de las cantidades producidas. Un ejemplo de estos costos es la Materia prima, la cual sólo se consume según en las unidades producidas.

El costo variable, respecto a la unidad se vuelve fijo. Supongamos que la empresa para producir un articulo requiere $100 de Materia prima. Si produce 5 artículos se requerirá materia prima por $500 (lo que lo hace variable), pero respecto a la unidad, el costo variable será siempre fijo puesto que sólo se requieren los mismos $100 de materia prima.

Utilidad: Corresponde al porcentaje que el productor quiere ganar sobre el costo invertido (costo fijo + costo variable). Ejemplo: si el costo total de un producto es de $5.000 y el productor quiere ganarse un 20% sobre ese costo, deberá vender el producto en $6.000 su utilidad será entonces de $1.000.

Formula para el cálculo del margen de contribución

La formula es muy sencilla, puesto que todo lo que se hace es restar al precio de venta unitario el costo variable unitario, por lo que queda MC = PVU-CVU.
Precio de venta 6.000
Costo fijo 2.000
Costo variable 3.000
MC = 6.000 – 3.000 = 3.000

Importancia del margen de contribución

El margen de contribución permite determinar cuanto está contribuyendo un determinado producto a la empresa. Permite identificar en que medida es rentable seguir con la producción de ese artículo.

Algunas situaciones que el margen de contribución permite identificar y analizar son las siguientes:

1. Si el margen de contribución es positivo, permite absorber el costo fijo y generar un margen para la utilidad o ganancia esperada. Entre mayor sea el margen de contribución, mayor será la utilidad (recordemos que el costo fijo es siempre fijo así varíe el margen de contribución)
2. Cuando el margen de contribución es igual al costo fijo, no deja margen para la ganancia (no genera utilidad o Rentabilidad), por lo que se considera que la empresa está en el Punto de equilibrio (No gana, no pierde).
3. Cuando el margen de contribución no alcanza para cubrir los costos fijos, la empresa aunque puede seguir operando en el corto plazo debido a que puede cubrir en parte los costos fijos, si no se toman medidas, al estar trabajando a perdida corre el riesgo de quedarse sin Capital de trabajo suficiente, puesto que éste es utilizado para cubrir los costos fijos que no alcanza a cubrir el margen de contribución.
4. Cuando el margen de contribución es negativo, es decir, que los costos variables son superiores al precio de venta, se está ante una situación crítica la cual necesariamente debe conducir a suspender la producción del bien en cuestión.

Consideraciones adicionales

Aunque lo ideal es manejar productos con un alto margen de contribución, no es una regla que siempre sea aplicable, sino que depende de cada empresa y de cada producto en particular. Un margen de contribución bajo, puede ser compensado con una alta rotación, puesto que el menor margen multiplicado por un alto numero de producción vendida, puede ser incluso mas rentable que un producto que tenga un mayor margen de contribución pero una menor rotación (Vea: Rotación de inventarios).

En lo posible, la empresa debe buscar la forma de disminuir los costos fijos. De esta forma, el margen de contribución tendrá que cubrir un menor valor y así queda una mayor proporción para la utilidad o ganancia.

Es posible que al disminuir el costo fijo se incremente el costo variable (algunos costos fijos se pueden volver variables como por ejemplo cambiando políticas de Nómina), y al incrementar el costo variable el margen de contribución se reduce. Pero resulta que el margen de contribución debe cubrir el costo fijo (ahora disminuido) por lo que no se altera la utilidad final, sino que al contrario, al manejar una mayor proporción de costos variables, se hace una mejor utilización de los recursos de la empresa, puesto que el costo variable es utilizado sólo en la medida en que es estrictamente necesario (Recordemos que el costo variable está en función del nivel de producción), lo cual redunda en un una mayor utilidad o ganancia.

Recopilación de fórmulas contables para contabilidad básica.

• Activo = Pasivo + Patrimonio
• Pasivo = Activo – Patrimonio
• Patrimonio = Activo – Pasivo
• Costo de Ventas o Ventas = Inventario Inicial + Compras Netas – Inventario Final
• Utilidad Bruta = Ingresos o ventas – Costo de Ventas o gastos
• Utilidad de Operación = Utilidad bruta – gastos o gastos de operación
• Utilidad antes de impuestos = utilidad de operación – Gastos financieros
• Utilidad Neta = Utilidad antes de impuestos – impuestos
• Utilidades retenidas = Utilidad Neta – dividendos
• Compra Neta = Compra Bruta + Fletes sobre compras – descuentos y devoluciones sobre compras
• Venta Neta = Venta Bruta – Descuentos y Devoluciones sobre ventas